ICS 03.080.01 A 12 DB13 河 北 省 地 方 标 准 DB 13/T 2295—2015 行政许可电子档案管理规范 Administrative licensing of electronic archives management 2015 - 12 - 25 发布 河北省质量技术监督局 2016 - 02 - 01 实施 发 布 DB13/T 2295—2015 前 言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准由河北省质量技术监督局审查事务中心提出。 本标准由河北省服务标准化技术委员会归口(SAHB/TC 264)。 本标准主要起草单位：河北省质量技术监督局审查事务中心。 本标准主要起草人：张再永、李贻才、刘凤英、陈新杰、于爱华、范建斌、郑倩、王军杰、张立军。 I DB13/T 2295—2015 行政许可电子档案管理规范 1 范围 本标准规定了行政许可电子档案的术语和定义、总则、元数据管理、归档、整理、保管和利用。 本标准适用于河北省内各行政许可主管部门在行政许可过程中形成的电子档案的管理与技术要求。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 GB/T 20988-2007 信息系统灾难恢复规范 DA/T 18 档案著录规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 行政许可电子档案 Administrative licensing of electronic archives 在行政许可管理工作过程中形成的归档电子文件及相关的元数据。 3.2 归档电子文件 Archival electronic records 经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 3.3 元数据 Metadata 描述组成行政许可电子档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管理过程的数据。 3.4 归档 filing 把行政许可电子档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.5 迁移 Migration 将源系统中的行政许可电子档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。 1 DB13/T 2295—2015 4 总则 4.1 行政许可电子档案自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对行政许可电子档案的形成、 收集、 积累、 鉴定、 归档等实行全过程管理与监控，保证管 理工作的连续性。 4.3 应明确规定行政许可电子档案归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、 被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子档案的质量。 4.4 归档电子档案同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持 一致。 4.5 应保证行政许可电子档案的凭证作用，对只有电子签章的电子档案，归档时应附加有法律效力的 非电子签章。 4.6 应配备各种设施，加强管理，确保行政许可电子档案数据的安全。 5 元数据管理 5.1 元数据内容 5.1.1 元数据内容包括背景结构信息和管理过程信息。 5.1.2 归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。 5.1.3 归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核人、签发人等)以及 办理结果。 5.1.4 归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。 5.1.5 归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。 5.2 元数据结构 5.2.1 背景结构信息表 行政许可电子档案的背景结构信息见表1。 表1 背景结构信息表 序号 字段名称 说明 1 形成部门 行政许可电子档案形成的部门信息 2 完成日期 行政许可电子档案的完成日期信息 3 通讯地址 行政许可电子档案主管部门的通讯地址信息 4 联系电话 行政许可电子档案主管部门的联系电话信息 5 联系人 行政许可电子档案主管部门联系人信息 6 硬件环境 形成行政许可电子档案的计算机、网络服务器型号、制造厂商等信息 7 操作系统 形成行政许可电子档案的计算机操作系统信息 2 DB13/T 2295—2015 8 操作系统版本 形成行政许可电子档案的计算机操作系统的版本信息 9 数据库系统 形成行政许可电子档案存储的数据库系统信息 10 数据库系统版本 形成行政许可电子档案存储的数据库系统的版本信息 11 相关软件 形成行政许可电子档案的相关软件信息 12 相关软件版本 形成行政许可电子档案的相关软件的版本信息 13 字节数 行政许可电子档案的字节数量 5.2.2 管理过程信息表 行政许可电子档案的管理过程信息见表2。 表2 管理过程信息表 序号 字段名称 说明 1 岗位序号 形成行政许可电子档案的岗位信息 2 岗位名称 形成行政许可电子档案的岗位信息 3 责任人 形成行政许可电子档案的人员信息 4 接收日期 行政许可电子档案的接收时间信息 5 办理结果 行政许可电子档案的办理状态信息 6 结束日期 行政许可电子档案的办理完结的时间信息 7 凭证信息 8 其他标志 行政许可电子档案的其他标志信息 6 归档及相关要求 6.1 归档 6.1.1 归档电子档案应由各级电子文件形成的主办部门根据本规范整理内容进行预整理，及时填写行 政许可电子档案管理登记表（参见表 A.1、表 A.2、表 A.3），由负责人签署审核意见后，移交给相应 档案部门实行集中统一管理。 6.1.2 按 GB/T 18894-2002 的 7.5.2.2 的规定， 把数字档案集中拷贝至耐久性好的载体上，一式 3 套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子档案，则应在解密后再制作拷贝； 确需以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。 6.1.3 按 GB/T 18894-2002 的 7.5.2.3 的规定，本管理规范推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只 读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不应用软磁盘作为数字档案长期保存的载体。 6.1.4 按 GB/T 18894-2002 的 7.5.2.4 的规定，存储数字档案的载体上应贴有标签，标签上应注明载 体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的数字档案载体应设置成禁止写操作 的状态。 6.2 保管期限 6.2.1 电子档案的保管期限应与相应的纸质档案保管期限一致。 6.2.2 行政许可电子档案中的元数据保管期限应与其内容信息的保管期限一致。 3 DB13/T 2295—2015 6.3 归档格式 6.3.1 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要 时同时保留文字处理工具软件。收集时应将其转换成通用格式，同时将源文件与相关软件一并收集。文 字型电子文件以 pdf、wps、doc 为通用格式。 6.3.2 对用计算机绘图、扫描仪等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据， 除了 pdf、tif、jpg 为通用格式以外图形与扫描电子文件应同时与相关软件一并收集。 6.3.3 矢量图形电子文件收集时，同时将源文件与相关软件一并收集。以 MapGIS、SuperMap、ArcGIS 系统的数据文件格式为通用格式。 6.3.4 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格 式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以 MPEG、AVI 为通用格式。 6.3.5 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频 电子文件以 WAV、MP3 为通用格式。 6.4 归档登记 6.4.1 纸介行政许可电子档案登记表应与电子档案同时保存，保管期限一致。 6.4.2 行政许可电子档案登记表应制成电子表格，与电子档案文件一同保存，保管期限一致。 6.5 归档检测 6.5.1 归档时，档案部门应组织对归档电子文件的技术检测工作，不应接收含有问题的电子文件。 6.5.2 归档技术检测工作内容包括： a) b) c) d) 检查电子文件在软硬件环境下的可读性； 检查电子文件内容与元数据是否完整； 检查电子文件归档保存格式是否规范； 检查电子文件及其存储介质有无受到计算机病毒感染等。 6.5.3 归档检测合格的归档电子文件内容以及相应的元数据采用相应的技术手段固化保存。 7 整理 7.1 分类编号 7.1.1 电子档案分类应遵循行政许可业务管理文件的形成规律，结合电子档案管理的特点和要求，制 定电子档案分类编号办法。 7.1.2 电子档案宜按照年度-问题-保管期限的分类方法进行分类。 7.1.3 电子档案宜按照保管期限-问题-年度的分类方法进行分类。 7.2 编目 7.2.1 电子档案的整理、编目、排列应反映行政许可管理文件材料的形成规律，保持文件材料之间的 有机联系，便于电子档案的保管和利用。 4 DB13/T 2295—2015 7.2.2 电子档案应按照 DA/T 18 的要求建立规范的档案目录数据。所形成的档案目录数据应与建立的 电子档案相链接。 7.2.3 数字档案卷内文件材料按分类要求按问题、时间或重要程度顺序排列。一般遵循以下排列原则： a） 结论性文件在前，其他材料在后； b） 上级文件在前，下级文件在后； c） 文字在前,图形在后。 8 保管 8.1 载体管理 8.1.1 存储载体应存放在专用档案装具中，单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。 8.1.2 存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。 8.1.3 重要的档案应根据 GB/T 20988-2007 的要求进行备份。 8.1.4 档案部门应每年组织一次检查，对保存满三年的数字档案的读取格式及其相应处理设备的更新 情况进行检查登记，填写行政许可电子档案库存情况检查登记表（参见表 A.4），如发现问题应及时迁 移。 8.2 迁移 8.2.1 档案部门应具备电子文件存储、迁移、备份等设施和保管条件，采取科学、有效的管理措施和 技术手段，维护数字档案的真实性、完整性和有效性。 8.2.2 数字档案迁移操作应在完整、准确和有保障的前提下，制定严密的迁移操作计划，填写行政许 可电子档案迁移登记表（参见表 A.5）。 8.2.3 由于技术与设备原因，应更新复制的数字档案，在更新复制和补救新版后，原旧版或有问题的 载体仍需保存 3 年。更新复制时，所有系